¿Por qué su correo electrónico debe estar en la nube?

Quiero aprovechar esta oportunidad para hablar un tema muy comentado en los distintos foros, pero que sin embargo sigue siendo una importante preocupación para muchos de los Directores de Sistemas de este país: el correo y la nube. Soy un claro defensor de las Soluciones Cloud Computing, especialmente para aspectos como el correo, por lo que quiero aportar mi grano de arena a este tema tan actual y controvertido.

Desde el punto de vista económico o de retorno de la inversión, lo primero que debemos preguntarnos es ¿cuál es el coste de nuestro correo electrónico actualmente? Resulta curioso indagar sobre este tema, el primer análisis que se realiza es calcular el coste de nuestros servidores actuales (Hardware y licencias) y dividir por el número de buzones de mail. Un análisis un poco más realista, incluiría los costes de personal para el mantenimiento del sistema, de almacenamiento y backup, antispam, antivirus y financiación de la adquisición. Si queremos obtener el número real, tendremos que ir más allá sumando otras partidas, como el coste de electricidad o del CPD. De hecho, el cálculo más realista debería realizarse por el periodo de años en el que pensamos amortizar nuestro sistema. Lógicamente no es lo mismo el coste inicial de puesta en marcha (infraesctrutura, licencias) que el mantenimiento en los años siguientes (personal, backup, mantenimiento de hw y sw, incluidas las molestas actualizaciones). En mi modesta opinión, el cálculo de nuestro coste por buzón de correo electrónico al mes (para un periodo de amortización dado) es un ejercicio que todo Director de Sistemas debería hacer.

Si tenemos en cuenta la experiencia de usuario del correo, cualquier trabajador de nuestra organización, los aspectos más importantes son la facilidad de uso y disponibilidad. ¿Cuántas veces cualquiera de nosotros no nos hemos preguntado, cómo es posible que nuestro correo personal (gratuito), sea más sencillo de utilizar que el de nuestra empresa y además siempre que lo necesito está disponible? Es evidente que comparar el mail personal con el de empresa no es la mejor de las comparaciones, pero al final la experiencia de usuario es vital y necesariamente debemos cumplir con dichas expectativas en algo tan básico (pero absolutamente necesario) como el mail.

Ahora bien, si todo es tan bonito y fácil, todas las empresas deberían tener su correo electrónico en la nube. Algunas de las razones que se repiten una y otra vez para que esta tendencia no crezca más rápidamente son:

-         Riesgo y dudas sobre dejar este servicio en un tercero. La opinión de la alta dirección sobre este tema es vital. La inseguridad y la sensación de pérdida de control son inevitables. Es necesario alcanzar sólidos acuerdos de nivel de servicio con proveedores, y en este sentido, la elección del proveedor es crítica, destacando en la actualidad a nivel mundial Google con GoogleApps y Microsoft con Office 365.

-         Amortizacióndel sistema actual. Excepto las empresas de nueva creación, el resto de empresas ya disponen de unos sistemas (tanto a nivel de infraestructura como de personal) que puede hacer inviable el cambio a corto plazo.

-         Tamaño de mi empresa. Existen grandes dudas sobre esta tendencia de la “nube”. El que existan analistas que nos hagan creer que todos acabaremos en la nube, no tiene por qué ser la solución para mi empresa. La capacidad de proveedores como Google o Microsoft para los distintos tamaños de empresa ha quedado demostrada. Ambas empresas disponen de ejemplos de Pymes con 100 buzones y de grandes empresas con miles de trabajadores por todo el mundo, pero esto no significa que todo tipo de empresas estén preparadas para tener su mail en la nube.

Resumiendo, debemos empezar a valorar desde este mismo instante si es para nosotros de interés migrar a un sistema de mail en la nube. Eptisa TI, consultora española en tecnologías de información, apuesta por las soluciones de Cloud, siendo empresa referente en la implantación de servicios de mail y colaboración de Google y Microsoft, así como en soluciones geográficas como el Cuadro de Mando Geográfico Online.

Raúl Cuadrado Ruano
Director Técnico
raul.cuadrado@ti.eptisa.com

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